Op 12 december 2018 hebben wij u via een circulaire geïnformeerd dat met ingang van 14 december 2019 de nieuwe EU plantgezondheidsverordening in werking treedt. Als gevolg hiervan worden alle producten die vallen onder de definitie ‘plants for planting’ plantenpaspoortplichtig.
De EU definitie “voor opplant bestemde planten” luidt als volgt: “planten die bedoeld zijn om geplant te blijven, te worden uitgeplant of opnieuw te worden geplant”. Bloembollen vallen hier ook onder.

In aanvulling op de circulaire van september vorig jaar treft u hierbij aan de hand van een stroomschema een nadere toelichting aan over het gebruik van het plantenpaspoort bij bloembollen die in de droogverkoop verhandeld worden.
Dit vanwege het feit dat de uitzondering die van toepassing is voor rechtstreekste levering aan eindgebruikers nogal wat vragen oproept.

Droogverkoop - Levering rechtstreeks aan de eindgebruiker
Er is geen plantenpaspoort vereist voor het verkeer van rechtstreeks aan een eindgebruiker geleverde planten, plantaardige producten of andere materialen. Dit heeft betrekking op de laatste ketenschakel, als de consument met zijn aankoop in het verkeer is van de winkelvloer naar zijn thuisadres.
Dit houdt in dat bloembollen die op het verkooppunt/de winkelvloer aangeboden worden aan consumenten niet meer voorzien hoeven te zijn van een plantenpaspoort.
Bij de levering aan het betreffende verkooppunt - als de zending in het verkeer is van het handelsbedrijf naar het verkooppunt - dient de zending wel voorzien te zijn van een plantenpaspoort.
LET OP
Bovenstaande is althans de lijn die de NVWA hanteert. Het kan zo zijn dat andere EU lidstaten dit anders inregelen. In bijvoorbeeld Frankrijk en het VK eist men wel een plantenpaspoort op de winkelvloer. Medio mei brengen een aantal EU lidstaten een bezoek aan Nederland om te zien hoe de NVWA het plantenpaspoort implementeert. Dan zal hierover nadere afstemming plaats vinden!

De Commissie moet nog een besluit nemen over een lijst van producten (bijvoorbeeld waardplanten van Xylella fastidiosa) waarvoor het plantenpaspoort wel verplicht gesteld wordt tot en met de eindgebruiker.

LET OP
Bij ‘verkoop op afstand’, zoals bijvoorbeeld mail-order en internet handel, is het plantenpaspoort wel verplicht tot aan de eindconsument. Dan moet de zending aan de consument voorzien zijn van een plantenpaspoort.

Traceringscode C niet verplicht voor Droogverkoop
Voor producten die op zodanige wijze zijn klaargemaakt dat zij zonder verdere voorbereiding klaar zijn voor verkoop aan de eindgebruiker hoeft op het plantenpaspoort bij C geen traceringscode vermeld te worden. De C moet wel vermeld worden op het plantenpasoort.
Advies is om in ieder geval wel te zorgen dat in het eigen bedrijfssysteem te herleiden is welke partijen gebruikt zijn voor de betreffende levering.

Kleinst mogelijke handelseenheid
In de wetgeving staat dat een handelseenheid die in het verkeer wordt gebracht voorzien moet zijn van een plantenpaspoort. De distributie later in de keten is bepalend of daarbij volstaan kan worden met 1 plantenpaspoort voor de gehele handelseenheid of dat het plantenpaspoort aangebracht moet worden op onderdelen daarvan (voor de Droogverkoop bijvoorbeeld per display-rek, per omdoos, per ruifdoos, per showdoos of per capper).
Als een bedrijf ervoor kiest om op elke capper (de kleinst mogelijke handelseenheid) een plantenpaspoort af te drukken dan maakt het verder niet uit hoe de handelseenheid later in de keten wordt opgesplitst.
Het andere uiterste is als een bedrijf ervoor kiest om 1 plantenpaspoort te hanteren voor een hele vrachtwagen. Dan moet het handelsbedrijf heel zeker weten dat de gehele vrachtwagen gelost wordt bij een retailer en daar op de winkelvloer aan de consument verkocht wordt.   

Plantenpaspoort ter goedkeuring voorleggen aan keuringsdienst
Bedrijven moeten de opzet zoals ze het plantenpaspoort willen gaan hanteren op kratlabels, cappers, etc. ter goedkeuring voorleggen aan de keuringsdiensten. Bedrijven die zowel bloembollen als boomkwekerijproducten (waaronder vaste planten) verhandelen moeten het voorleggen aan zowel de BKD als Naktuinbouw.

Onderstaand treft u nogmaals de informatie aan die wij u in september 2018 hebben toegestuurd, met enkele kleine toevoegingen en aanpassingen.

Uniform format Plantenpaspoort
Op basis van de nieuwe EU verordening is hieronder een voorbeeld format voor het plantenpaspoort afgebeeld. De informatie moet met het blote oog leesbaar zijn.

Het plantenpaspoort bestaat uit de volgende vaste onderdelen:

• Letter A met de botanische naam (A moet altijd onder de EU vlag vermeld worden)
• Letter B met ISO-code lidstaat, koppelteken, fytosanitair registratienummer (NL-123456789)
• Letter C met de traceerbaarheidscode (zie opmerkingen)
• Letter D met de ISO-code land van oorsprong/productie, ook vermelden als dit Nederland is
• EU vlag in kleur of zwart/wit of wit/zwart (altijd linksboven uitgelijnd in het ‘kader’ weergeven)
• Plant Passport (altijd rechtsboven uitgelijnd in het ‘kader’ weergeven)
• Het ‘kader’ mag omrand zijn met een lijn, dit is echter niet verplicht.
• De letters ABCD staan met de betreffende informatie onder de EU vlag en ‘Plant Passport’

Opmerkingen

• De botanische naam bij de letter A moet minimaal bestaan uit de geslachtsnaam. Soortnamen of cultivar/ras namen toevoegen is toegestaan. Ook een opsomming van meerdere botanische namen bij de letter A is toegestaan als de handelseenheid meerdere gewassen bevat (b.v. Tulipa, Narcissus, Crocus, Muscari).
• Vermelding van C is verplicht, behalve voor partijen die zonder verdere voorbereiding klaar zijn voor verkoop aan de consument. Dit zijn kant en klare eindproducten (b.v. bollen in een capper) die ‘klaar zijn voor levering aan consument’.
• Bij C mag het BKD lotnummer, partijnummer Naktuinbouw voor vaste planten of eigen intern nummer vermeld worden. Advies is om, indien beschikbaar, de officiële nummers van de keuringsdienst hiervoor te gebruiken. Combinatie van een officieel nummer (b.v. BKD lotnummer) met eigen (partij) nummer is ook toegestaan, evenals een eigen ordernummer. Opsomming van meerdere traceerbaarheidscodes is toegestaan.
  Uitgangspunt is dat een bedrijf op basis van de traceringscode in de eigen bedrijfsadministratie inzichtelijk kan maken welke individuele partijen onder het betreffende plantenpaspoort zijn uitgeleverd.
• Bij letter D voor producten van Nederlandse herkomst NL vermelden.
  Bij producten afkomstig uit andere landen (andere EU lidstaat of import in de EU) die na aankoop direct worden doorverhandeld moet het land van herkomst bij D worden vermeld. Meerdere landen codes zijn dus mogelijk (b.v. Nl, Fr).
  Voor producten afkomstig uit andere landen, die in NL zijn doorgeteeld geldt (voor bloembollen en boomkwekerijproducten) dat na één teeltseizoen op het plantenpaspoort bij D als herkomst NL vermeld mag worden, als het product in Nederland alle verplichte keuringen heeft ondergaan (o.a. veldinspectie door Naktuinbouw of BKD).
• Let op: De letters A, B, C en D moeten ook weergegeven worden op het plantenpaspoort (dus A Tulipa, B NL-123456789, etc);
• Achter de letters A, B, C, D mag geen punt, komma of dubbele punt staan;
• De term Plant Passport is verplicht. Indien gewenst mag er “Plantenpaspoort” geplaatst worden op de plek van de “XXXXX / ”.
• Het plantenpaspoort kan alleen met het leveranciersdocument (b.v. invoice, paklijst, leveringsnota of vrachtbrief) gecombineerd worden als dit document op de ‘handelseenheid’ is aangebracht.
• Het plantenpaspoort moet FYSIEK worden aangebracht op ‘de handelseenheid’. De verplichte onderdelen zijn afgedrukt op een capper, een pot, het steeketiket in de pot, een tray, een (ruif)doos, een leliekrat, een kuubskist, een Deense kar, een palletbox, of bij wijze van spreken op de gehele vrachtwagen. De keuze hiervoor is afhankelijk van de distributie afspraken in het handelskanaal tussen leverancier en ontvanger.
  Het plantenpaspoort mag weergegeven worden op een etiket of label waar ook commerciële informatie op vermeld staat. Mits duidelijk gescheiden van deze commerciële informatie.
• Het is niet toegestaan om plantenpaspoorten te kopiëren (om bijvoorbeeld te zorgen dat bij opsplitsing van de partij elk nieuw deel voorzien is van - een kopie van - het plantenpaspoort).

Tracking & Tracing
De uniforme lay-out van het plantenpaspoort draagt bij aan herkenbaarheid en Tracking & Tracing via de betrokken ketenschakels. Op basis van de EU vlag, de term Plant Passport en de gegevens A, B, C en D weet de overheidsinspecteur van een EU lidstaat gelijk tot welke EU lidstaat hij/zij zich moet wenden. De betreffende EU lidstaat weet vervolgens op basis van de fytosanitair registratienummer (B) om welk bedrijf het gaat. Het register voor fytosanitaire registratienummers is niet openbaar.
Als ergens een partij wordt aangetroffen die besmet is met een organisme dat in de EU de quarantaine status heeft, of als er bijvoorbeeld twijfels zijn over de herkomst van de partij, dan wordt via het fytosanitair bedrijfsregistratienummer (B) van schakel tot schakel tracering uitgevoerd tot aan de oorspronkelijke producent. Met de beschikbare traceringscode kunnen leveringen sneller worden getraceerd en eventueel worden uitgesloten bij een re-call van partijen na een quarantaine vondst.
Elke ketenschakel moet daarvoor op basis van de eigen bedrijfsadministratie inzichtelijk kunnen maken van welke bedrijven partijen zijn ontvangen en naar welke bedrijven partijen zijn doorverhandeld. Deze gegevens moeten drie jaar beschikbaar blijven voor controle door de keuringsdienst.
Daartoe dienen bedrijven van elke ontvangen partij de Botanische naam (A), het fytosanitair bedrijfsregistratienummer afgegeven door de NVWA (B), de traceerbaarheidscode (C) en het land van oorsprong (D) vast te leggen in het eigen ERP systeem/voorraadadministratie.

Kleinst mogelijke handelseenheid
De controlerende instantie (keuringsdienst of NVWA) controleert of het plantenpaspoort op elk moment in het handelsverkeer op de handelseenheid juist is aangebracht.
Welk type verpakking als handelseenheid wordt gekozen is vrij. Het is echter wel verstandig dat handelspartijen onderling afspraken maken wat wenselijk is. Dit in verband met mogelijk opsplitsen van partijen, zodat de volgende ketenschakel wel of niet nieuwe plantenpaspoorten moet aanbrengen op de gesplitste partij.
In principe kan elk bedrijf zich registreren bij de keuringsdienst en een erkenning/autorisatie aanvragen om plantenpaspoorten aan te mogen brengen op een partij. Het is echter niet de verwachting dat alle ketenschakels, bijvoorbeeld de retail, dat zullen gaan doen. Consequentie daarvan is dat de voorgaande schakel in de keten moet zorgen dat, in relatie tot de verdere distributie, het plantenpaspoort op de kleinst mogelijke/benodigde verpakkings- of handelseenheid is aangebracht. 

• Het plantenpaspoort mag aangebracht worden op het potje van elke individuele plant, een capper, een omdoos, een tray, een krat, een kuubskist, een Deense kar, een vrachtwagen etc.;
• Het is aan de marktdeelnemer om te beslissen, gezien de verdere distributie in de keten, op welke eenheid het plantenpaspoort wordt aangebracht;
• Uitgangspunt is dat een zending die in het verkeer wordt gebracht voorzien moet zijn van een plantenpaspoort tot aan het bedrijf dat verkoopt aan de consument;
• Het plantenpaspoort dat door de oorspronkelijke producent aangebracht wordt, mag in principe – ook als het product over meerdere schakels wordt doorverhandeld - tot aan de verkoop aan de eindconsument gebruikt worden;
• Handelsbedrijven geven er vaak de voorkeur aan om hun eigen plantenpaspoort aan te brengen omdat ze niet willen dat voor hun afnemers inzichtelijk is waar ze een product hebben aangekocht;
• Als een marktdeelnemer uitlevert aan een afnemer die ook geautoriseerd/erkend is om plantenpaspoorten aan te brengen dan kan in principe volstaan worden met één plantenpaspoort voor de hele partij, want de betreffende afnemer kan zelf bij opsplitsing van de partij voor verdere doorlevering op elke afzonderlijke deelpartij een plantenpaspoort aanbrengen;
• Als een marktdeelnemer uitlevert aan een afnemer die niet geautoriseerd is om plantenpaspoorten aan te brengen dan is het aan de toeleverancier om in afstemming met zijn afnemer na te gaan op welke kleinste eenheid het plantenpaspoort van de betreffende zending moet worden aangebracht;
• Als het voor de marktdeelnemer bij uitlevering onbekend is hoe de verdere distributie verloopt dan is het advies om een plantenpaspoort aan te brengen op de kleinst mogelijke verpakkingseenheid, bijvoorbeeld per capper of per omdoos.

Overgangsregeling
Producten die nu al plantenpaspoortplichtig zijn, moeten tot 14 december 2019 aan de oude wetgeving blijven voldoen.
Bij de huidige plantenpaspoorten is voorgeschreven dat de naam van de verantwoordelijke keuringsdienst (b.v. Bloembollenkeuringsdienst of Naktuinbouw) vermeld moet worden en ook het aantal/gewicht. Deze twee informatie-elementen hoeven vanaf 14 december 2019 echter niet meer vermeld te worden. Vanwege dit verschil wordt een overgangsregeling gehanteerd.
Voor producten die nú al paspoortplichtig zijn, moet door een bedrijf die voor 14 december 2019 al gebruik wil maken van het nieuwe voorgeschreven format in aanvulling daarop tevens bij het plantenpaspoort (ernaast, eronder, maar niet in het ‘kader’ van het plantenpaspoort) dus ook “Naktuinbouw of BKD” en “aantal of gewicht” vermeld staan. Zodoende voldoet het plantenpaspoort zowel aan de oude als aan de nieuwe wetgeving.

Export naar derde landen buiten de EU
Het plantenpaspoort is alleen van toepassing in de EU. Exportzendingen bestemd voor derde landen mogen in de EU in het verkeer worden gebracht (bijvoorbeeld voor transport van de bedrijfslocatie naar de haven van Rotterdam of voor vervoer per vrachtwagen naar Rusland of Turkije) op basis van het afgegeven fytosanitaire export certificaat. De zending hoeft dan niet voorzien te zijn van een plantenpaspoort. 

Archiveren plantenpaspoort
Het is niet verplicht om het plantenpaspoort fysiek te archiveren. De marktdeelnemer moet op basis van zijn eigen bedrijfsadministratiesysteem in staat zijn om inzichtelijk te maken van wie welke producten ontvangen zijn (A,B,C en D) en naar wie ze verstuurd zijn. De retail bedrijven hoeven alleen de toelevering te administreren.
Voor alle marktdeelnemers geldt een administratieplicht, ze moeten hun inkoop- en verkoopadministratie drie jaar bewaren. Als zij plantenpaspoorten aanbrengen of vervangen, dienen zij ook de plantenpaspoortgegevens van het nieuwe en het oude plantenpaspoort (bij vervanging) drie jaar te bewaren.