Plantenpaspoort en het gebruik. 
Anthos heeft het afgelopen jaar al de nodige circulaires verstuurd over het plantenpaspoort. Nu 14 december aanstaande is, worden er de nodige praktische vragen gesteld, met name over ‘kleinste handelseenheid’ en wat de wetgeving daarover precies voorschrijft. 

Wat schrijft de wet voor?
De EU wetgeving schrijft voor dat met ingang van 14 december 2019 elke zending met  ‘plants voor planting’ die in de EU in het verkeer wordt gebracht voorzien moet zijn van een plantenpaspoort. Zie hiervoor onderstaand artikel 69 en 93.

De wet vereist dat:

• zendingen voorzien moeten zijn van een plantenpaspoort tot aan de verkoop aan de eindconsument.
• bij verkoop op afstand (internetverkoop) het product tot en met de eindconsument voorzien moet zijn van een plantenpaspoort. 

Daarvoor moet  gebruik gemaakt worden van een door de EU voorgeschreven format met de informatie elementen A,B,C,D. Er hoeft niet voor elk geslacht een apart plantenpaspoort aangebracht te worden. Bij A mag een opsomming gegeven worden van de geslachten die in de zending zitten.  

Nieuw is dat de wet voorschrijft dat het plantenpaspoort fysiek op de zending aangebracht moet worden. Het afdrukken van het plantenpaspoort op het leveranciersdocument volstaat daarvoor niet. Het is wel toegestaan om naast het aanbrengen van het plantenpaspoort op de zending de gegevens daarvan ook af te drukken op het leveranciersdocument. Dan kan de afnemer de informatie overnemen in zijn administratie. Ook is het toegestaan dat het plantenpaspoort op het leveranciersdocument gedrukt wordt, en dat dit document fysiek aan de zending vastgemaakt wordt. Het plantenpaspoort zit dan op de zending, het leveranciersdocument is slechts de drager van het plantenpaspoort. Let wel: deze werkwijze levert wel eens vragen op in andere lidstaten.

Wie mag het plantenpaspoort aanbrengen?
Alle schakels in de keten kunnen bij een keuringsdienst (voor de boomkwekerijsector Naktuinbouw en voor bloembollen de Bloembollenkeuringsdienst) een autorisatie aanvragen voor het mogen aanbrengen van het plantenpaspoort. De praktijk leert dat alleen producenten en handelsbedrijven die aanvragen. Dit betekent dat teelt- en handelsbedrijven goed met elkaar moeten communiceren en op de hoogte moeten zijn hoe zendingen onderling en door andere ketenschakels mogelijk in kleinere delen worden opgesplitst. Want elk logistiek deel dat na opsplitsing weer in het verkeer wordt gebracht zal voorzien moeten zijn van een plantenpaspoort.

Kleinst mogelijke handelseenheid?
Voor veel ondernemers is onduidelijk wat precies bedoeld wordt met de verplichting dat het plantenpaspoort op de kleinst mogelijke logistieke handelseenheid moet worden aangebracht.  Dit kan alles zijn, variërend van een individuele verpakking of pot tot aan de gehele zending (b.v. een vrachtwagen of een container). Op welke eenheid het plantenpaspoort aangebracht moet worden, zullen ketenschakels onderling moeten afstemmen. Het is dus afhankelijk van de opsplitsing verder in de keten en of degene die het opsplitst geautoriseerd is om een nieuw vervangend plantenpaspoort aan te mogen brengen.

De wetgeving schrijft slechts voor dat elke zending, die in het verkeer wordt gebracht, voorzien moet zijn van een plantenpaspoort. De ketenschakel die een zending in het verkeer brengt, moet ervoor zorgen dat de zending voorzien is van een plantenpaspoort. Daarbij kunnen zich verschillende opties voordoen:

• Als een producent levert aan een handelsbedrijf dan kan volstaan worden met 1 plantenpaspoort voor de hele zending want het handelsbedrijf kan het plantenpaspoort vervangen. Het handelsbedrijf kan er uiteraard ook voor kiezen om het plantenpaspoort van de producent niet te vervangen. Dan zal het handelsbedrijf vooraf aan de producent kenbaar moeten maken op welke logistieke eenheid (b.v. Deense kar, per kuubskist, per krat, per bundel, per boom of per capper) het plantenpaspoort moet worden aangebracht.
• Als een producent (die direct aan de retail levert) of handelsbedrijf geen zicht heeft hoe een zending verder in de keten wordt verdeeld zorg dan voor maximale flexibiliteit (voor de schakels verderop in de keten) door het plantenpaspoort aan te brengen op elke individuele verpakking. Hoe de zending later in de keten ook wordt opgesplitst, elk deel is dan altijd voorzien van een plantenpaspoort.
• Als een handelsbedrijf een vrachtwagen met 10 Deense karren uitlevert aan een winkel van een retailketen dan kan volstaan worden met 1 plantenpaspoort voor de gehele zending. Want het product wordt in de winkel verkocht aan de eindconsument (Let op: als de winkel zelf producten via internet verkoopt dan moeten deze bij levering aan de eindconsument wel voorzien zijn van een plantenpaspoort).
• Als een handelsbedrijf een vrachtwagen met 10 Deense karren uitlevert aan een distributiecentrum van een retailketen die elke Deense kar uitlevert aan een winkel dan zal elke Deense kar voorzien moeten zijn van een plantenpaspoort. De koper kan de leverancier vragen om dit te verzorgen. Het distributiecentrum kan er ook voor kiezen om (mits ze daartoe geautoriseerd zijn) zelf de plantenpaspoorten te vervangen en de 10 Deense karren te voorzien van een plantenpaspoort.

Voor meer informatie zie ook de website van Naktuinbouw, daarop zijn veel FAQ’s te vinden (https://www.naktuinbouw.nl/vraag-en-antwoord-nieuwe-plantenpaspoort-en-plantgezondheidsverordening).

Vastleggen gegevens bij vervanging van het plantenpaspoort.
In de Plantgezondheidsverordening staat ook omschreven wat van marktdeelnemers verwacht wordt ten aanzien van Tracking & Tracing en het administreren en registreren van de gegevens van het plantenpaspoort als het plantenpaspoort van de toeleverancier vervangen wordt. Ter informatie kunt u via de volgende link de betreffende artikelen (artikel 69: Traceerbaarheid en artikel 93: Vervanging van een plantenpaspoort) uit de verordening nalezen.

Bij vervanging van een plantenpaspoort geldt krachtens artikel 93, lid 1 of 2, dat elke erkende marktdeelnemer het vervangen plantenpaspoort of de inhoud ervan bewaart. Daarvoor gelden geen specifieke eisen.

Anthos ziet in de praktijk dat bedrijven daar op verschillende manieren invulling aan geven:

• Foto van plantenpaspoort maken bij ingangscontrole en in eigen systeem koppelen aan de levering;
• Handelsbedrijven vragen toeleveranciers om de informatie van het plantenpaspoort ook af te drukken op het leveranciersdocument;
• Informatie van het plantenpaspoort van de toeleverancier (ABCD) invoeren in eigen administratiesysteem. Daarbij dient, conform artikel 93 lid 5, de traceringscode ingevoerd te worden, evenals het land van herkomst.

Coulance bij handhaving in de periode na 14 december 
De NVWA heeft overleg gevoerd met de keuringsdiensten hoe vanaf 14 december omgegaan wordt met zendingen die met een onjuist, onvolledig, of zelfs zonder plantenpaspoort in het verkeer gebracht zijn. Uitgangspunt is en blijft dat de zendingen die op of na 14 december in het verkeer gebracht worden een plantenpaspoort moeten hebben. In de eerste weken zal er coulance zijn in geval er fouten worden gemaakt, maar onder voorwaarden en niet in alle gevallen. Bij het aantreffen van een quarantaine-organisme of bij bewuste malversatie zal daar geen sprake van zijn.

Handelsbedrijven die partijen aangeleverd krijgen met een onjuist, onvolledig of zonder plantenpaspoort mogen deze vooralsnog accepteren, mits de keuringsdienst geïnformeerd wordt, zodat de betreffende toeleverancier hier op aangesproken kan worden. De NVWA heeft deze informatie ook nodig om andere lidstaten aan te spreken op zendingen die niet voldoen.  

Als u een partij ontvangt zonder plantenpaspoort of met een onjuist plantenpaspoort en die partij verder in het verkeer wilt brengen, mag u - onder voorwaarden -  zelf een plantenpaspoort aanbrengen. Dit kan alleen in overleg met (en na toestemming van) de keuringsdienst. Bovendien moet u gemachtigd zijn om plantenpaspoorten af te mogen geven. Neem dus contact op met de keuringsdienst in zo’n geval.

Mocht u tegen problemen aanlopen dan verzoeken wij u om dit te melden aan Anthos.